Lời khuyên cho các phiên dịch viên mới vào nghề (phần cuối)

Trong phần cuối của loạt bài, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu một số phương pháp hỗ trợ công việc thường được các phiên dịch viên áp dụng.

Trong phần cuối của loạt bài, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu một số phương pháp hỗ trợ công việc thường được các phiên dịch viên áp dụng.

Nhật ký hội nghị 

Hãy giữ cẩn thận các ghi chú của bạn về công việc tại hội nghị để tránh bị trùng lặp hay chồng chéo. Hãy trả lời nhanh cho những lời đề nghị công việc. Nếu bạn không thể nhận lời, người tuyển dụng sẽ phải liên lạc với người khác và không thể để lãng phí thời gian quý báu. Hãy chắc chắn rằng có ai đó sẽ trả lời điện thoại của bạn, ai đó biết rằng bạn có rảnh để đi phiên dịch hay không – nếu không, hãy đầu tư máy trả lời tự động và kiểm tra tin nhắn hàng ngày, ngay cả khi bạn đang ở xa. Dù bạn có đang ở đâu, hãy kiểm tra email của mình thường xuyên và hồi âm lại, nếu không bạn sẽ chẳng thể nhận được lời đề nghị làm việc lần thứ hai đâu.

Mở tài liệu sớm

Hãy mở email hay thư tay chứa tài liệu hội nghị ngay khi bạn nhận được, kể cả khi bạn không cần phải nghiên cứu chúng ngay. Hợp đồng, chương trình hay các chi tiết về thay đổi phòng họp có thể đã được kèm sẵn vào đó, và các nhà tổ chức có lý do để thấy bực mình khi bạn gọi điện hỏi về thông tin đã được gửi đến cho bạn. Đừng để lại đến tận phút cuối mới xem, bởi bạn cần phải biết trước chủ đề hội nghị có độ khó như thế nào. Một số hội nghị đòi hỏi bạn phải chuẩn bị nhiều hơn – bạn có thể phải tới thư viện tham khảo để tìm hiểu về một chủ đề khó trước khi bắt đầu nghiên cứu tài liệu hội nghị, hoặc tra cứu về chủ đề trên mạng Internet. Mặt khác, nếu chủ đề hội nghị không quá khó, hoặc là chủ đề bạn đã từng làm qua trước đây, 3-4 ngày chuẩn bị là đủ. Nhưng, cẩn thận không thừa.

Thẻ ngày

Phiên dịch viên chuyên nghiệp thường có những “thẻ ngày” hình vuông cỡ bưu thiếp dạng in giống như một cuốn lịch cho mỗi năm. Ở đầu thẻ, họ viết tên, số điện thoại, số fax, cặp ngôn ngữ và năm. Các tháng được viết trong một cột dọc bên tay trái, còn ngày được viết ở cột ngang phía trên. Cứ hai lần trong năm, phiên dịch viên lại đánh dấu các công việc của họ bằng cách ghi vào các ô tương ứng, sau đó gửi tới các khách hàng quen để họ có thể thấy ngay khi nào phiên dịch viên rảnh và tiết kiệm được thời gian gọi điện liên lạc. Đây cũng là một cách tốt để giữ liên lạc với các khách hàng tiềm năng và nhắc cho họ là bạn có thể giúp họ mà không cần gọi điện làm phiền họ.

Bạn cũng có thể giữ chân khách tiềm năng bằng cách thực hiện công việc tương tự trên trang web cá nhân.

Chuẩn bị cho một cuộc họp

Lập một hệ thống cá nhân để theo dõi các tài liệu trước đây và hiện tại về một chủ đề hay một tổ chức cụ thể là một ý hay. Bạn cũng nên có phương pháp của riêng mình cho việc nhập từ khóa, bao gồm chức danh các quan chức hay tên các hội nghị với bản dịch của chúng sang ngôn ngữ bạn làm việc cùng. Bạn càng hiểu biết về sơ đồ tổ chức hay các biệt ngữ của tổ chức bao nhiêu, bạn càng có nhiều cơ hội được thuê lại lần nữa. Các phiên dịch viên tự do cần hiểu họ chính là người đại diện cho “hình ảnh công ty”.

Ít nhất hai tuần trước hội nghị, bạn sẽ nhận được một bộ tài liệu hoàn chỉnh bằng các ngôn ngữ làm việc, trong đó có chứa một bản chương trình hoàn chỉnh, chương trình nghị sự, danh sách người tham dự, biên bản các cuộc họp trước đó, báo cáo, giấy mời và các tài liệu sẽ được phát cho những người tham dự hay có thể có ích trong việc chuẩn bị cho hội nghị. Biên bản các cuộc họp hay tiến trình hội nghị trước đó cũng rất hữu ích.

Hãy chắc chắn rằng bạn có thời gian rảnh để nghiên cứu kỹ càng tất cả các tài liệu này trước khi đi phiên dịch cho hội nghị. Nếu đây là lần đầu tiên bạn làm việc với chủ đề cụ thể này, bạn cần phải nghiên cứu càng nhiều càng tốt để có hiểu biết nền tảng nhằm đối diện với những diễn giả nói nhanh hay khó hiểu cũng như tạo cảm giác rằng bạn đang làm chủ được chủ đề. Một số người nghĩ rằng phiên dịch viên chỉ đơn giản là dịch từ ngữ mà không cần hiểu ý nghĩa thông điệp truyền tải, nhưng các phiên dịch viên đều biết rằng gần như không thể tái tạo lại thông điệp mà không biết rõ diễn giả muốn nói gì, và họ không thể biết diễn giả muốn nói gì nếu họ cũng chẳng biết gì về chủ đề được bàn tới. Những công cụ tìm kiếm đa dạng trên internet đương nhiên rất có giá trị trong trường hợp này. Nếu bạn sắp làm việc với một tổ chức quốc tế lần đầu tiên, bạn nên đề nghị họ cung cấp một bộ tài liệu về cách quản lý tổ chức cơ bản bao gồm: Điều lệ, quy chế, đơn đặt hàng thường xuyên v…v… mà bạn sẽ giữ cùng với bảng từ vụng bạn đã chuẩn bị trong cuộc họp cho các hội nghị sau này.

Khi phân loại các tài liệu hội nghị bạn sẽ nghiên cứu, bạn cần lập một hệ thống chỉ mục cho chúng để có thể tìm thấy bất cứ tài liệu nào mình cần khi đang vội (ví dụ, tài liệu ủy ban, tài liệu họp toàn thể, tài liệu công tác, tài liệu phòng hội nghị v..v…) Hãy đặc biệt chú ý đến các từ khóa và chức danh của các đại biểu (có thể thay đổi tùy theo tổ chức, ví dụ như ở chỗ này là Deputy Secretary-General, chỗ kia là Assistant Secretary-General hay Vice-Secretary-General). Chuẩn bị bảng từ vựng đa ngôn ngữ của riêng bạn, ghi chú cẩn thận các đặc ngữ về mặt tổ chức kỹ thuật hay chuyên môn cần quan tâm. Bạn sẽ nhận thấy rằng “Commission” thì thường lớn hơn “Committee” và “Committee” thì hay tồn tại lâu hơn “Working Group”.

Bạn cũng sẽ cần phải liệt kê tên chính thức của các ủy ban (Ủy ban thường trực chẳng hạn) bằng các ngôn ngữ bạn dùng cho mỗi tổ chức để lưu hồ sơ. “Ủy ban hành pháp” rõ ràng là “Comité ejecutivo” và “Comité exécutif”, nhưng có thể một số tổ chức khác lại không dùng như vậy. Ở Liên minh Viễn thông Quốc tế, nơi sử dụng nhiều thuật ngữ viễn thông, “recommendation” không được dịch là sang tiếng Pháp là “une recommendation” mà là “un Avis”, và “opinion” thì là “un Voeu”. Có rất nhiêu cách dịch tên “Ban chỉ đạo” hay “Ban quản lý” tùy vào tổ chức. Điều tương tự cũng giống với các cụm từ “hội đồng”, “Ban”, “Cơ quan quản lý”, “Junta”, “nhóm công tác”, “nhóm đặc biệt” hay “lực lượng đặc nhiệm”. Đôi khi những cái tên này chẳng có vần điệu hay lý do gì, nhưng sự thật vẫn là như thế và bạn chẳng có cách nào khác ngoài việc phải ghi nhớ những cách diễn đạt riêng này.

Trước đây, công việc chuẩn bị dễ dàng hơn nhiều nhờ thủ thuật “chia trang song song” trong mọi ngôn ngữ, mặc dù các trang tiếng Anh luôn ngắn hơn tiếng Pháp hay tiếng Tây Ban Nha. Để tiết kiệm giấy, chia trang song song hiện đã không còn được dùng, vì thế việc tìm kiếm sẽ trở nên lâu hơn. Khi cần tìm gì đó, hãy dùng bút đánh dấu vào phần bạn cần nhớ. Bước tiếp theo là lập bảng thuật ngữ của bạn. Nếu làm việc trong cabin dịch tiếng Anh, trên một trang tôi sẽ viết các cách diễn đạt tiếng Anh hay được dùng, tên người với chức danh của họ, v..v… Nếu bạn có một ngôn ngữ chủ động và hai ngôn ngữ bị động, phần còn lại của bảng từ vựng sẽ được ghi bằng 3 ngôn ngữ, vì thế hãy chia tờ giấy thành 3 cột, cột ngôn ngữ chủ động ở cuối cùng. Tôi thường tổ chức bảng từ vựng của mình thành các nhóm như tên ủy ban hay cơ quan chính thức ở một trang, từ viết tắt ở một trang, từ kỹ thuật ở một trang, từ vựng chung ở một trang v..v… để dễ tìm kiếm khi đang vội. Một số đồng nghiệp lại thích tổ chức bảng thuật ngữ của họ theo thứ tự ABC. Trong bất kỳ trường hợp nào, bạn cần dành thời gian viết thật tử tế hoặc in các từ ngữ đó ra, bởi bạn sẽ không có thời gian ngồi suy luận mình đã ngoáy bút viết ra cái gì khi đang dịch trong cabin. Nếu có đồng nghiệp tốt bụng nào cho bạn dùng chung bảng từ vựng, hãy chép lại nó bằng chữ viết tay của chính mình để ghi nhớ và có thể tự đọc được khi cần thiết. Sau khi đã hoàn thành công việc này và học mọi thứ, hãy dậy sớm vào buổi sáng đầu tiên của phiên họp và xem lại bảng từ vựng một lần nữa theo cách thật tập trung để chúng được cố định trong tâm trí của bạn. Nếu gặp phải một hội nghị với chủ đề kỹ thuật khó nhằn, bạn cũng có thể trò chuyện với các đồng nghiệp ở các cabin dịch khác trước khi hội nghị bắt đầu để so sánh bản dịch các từ ngữ và cách diễn đạt ít gặp – đôi khi bạn sẽ tìm thấy những cụm tương đương khác tùy vào ngôn ngữ. Bạn sẽ thấy rằng ngày họp đầu tiên rất mệt – tốt nhất là đừng tổ chức tụ họp giải tỏa căng thẳng gì vào buổi tối – nhưng từ ngày thứ hai trở đi, từ ngữ bạn thốt ra sẽ trôi chảy và tự nhiên hơn. Tôi ủng hộ việc tập trung toàn bộ thời gian vào hội nghị chừng nào nó vẫn chưa kết thúc, và không hẹn hò đi chơi đâu trong khoảng thời gian này. Bạn sẽ không thể biết trước liệu mình có phải làm việc muộn hay không, hay phải dịch cho phiên họp buổi tối, và cố thay đổi kế hoạch vào phút chót là một cố gắng không cần thiết khi bạn đã ngồi trong cabin và phải tập trung vào một chủ đề mới.