10 bước tuyển phiên dịch viên cho sự kiện hoàn hảo

Lập kế hoạch hội nghị đặc biệt khó hơn khi phải mời phiên dịch viên, do dịch vụ này có những yêu cầu đặc biệt để mang lại hiệu quả.

Lên kế hoạch cho một hội nghị hoàn hảo là một công việc khá mất sức: tìm địa điểm, lên lịch, liên lạc với khách hàng, v…v… Ngoài ra, lập kế hoạch hội nghị đặc biệt khó hơn khi phải mời phiên dịch viên, do dịch vụ này có những yêu cầu đặc biệt để có hiệu quả. Dưới đây là mười bước để đảm bảo dịch vụ phiên dịch hội nghị mang lại kết quả tốt cho bạn.

1. Nghiên cứu để tìm phiên dịch viên phù hợp

Một đội ngũ các phiên dịch viên giàu kỹ năng đóng vai trò rất quan trọng trong việc bảo đảm sự kiện của bạn diễn ra suôn sẻ – ngay cả khi mọi việc khác đã được chuẩn bị tốt, một phiên dịch viên không có kinh nghiệm hay kỹ năng cần thiết vẫn có thể gây rắc rối cho bạn.

2. Đặt lịch phiên dịch viên

Một khi đã tìm thấy dịch vụ phiên dịch, bạn cần bảo đảm họ sẵn sàng có mặt khi bạn cần. Hãy chắc chắn rằng họ trống lịch khi đến ngày tổ chức hội nghị của bạn, và hãy đề nghị xác nhận bằng văn bản.

3. Sắp xếp hội trường

Bạn sẽ đặt loa ở đâu để khán giả có thể nghe tốt nhất? Phiên dịch viên sẽ đứng ở đâu? Một điểm cần đặc biệt lưu ý là phiên dịch viên phải đứng ở vị trí có thể nghe và dịch mà không bị phân tâm. Vì vậy, bạn có thể sẽ cần điều chỉnh lại cách sắp xếp hội trường để tạo không gian cho phiên dịch viên. Ngoài ra, bạn cũng sẽ muốn bảo đảm phiên dịch viên không gây ra bất cứ sự phân tâm nào cho khán giả tham gia hội nghị.

4. Chọn lựa và lắp đặt thiết bị

Bạn sẽ cần trang bị loại thiết bị nào cho phiên dịch viên? Bạn sẽ cần bao nhiêu thiết bị loại đó? Đây là hai câu hỏi cần phải trả lời trước khi tổ chức hội nghị. Đảm bảo rằng bạn và nhà cung cấp dịch vụ âm thanh-hình ảnh/công nghệ cho hội nghị biết chính xác phiên dịch viên sẽ cần đến hệ thống hỗ trợ nào và phải lắp đặt chúng ra sao.

5. Kiểm tra thiết bị

Sau khi đã lựa chọn và sắp xếp thiết bị vào đúng chỗ, bước tiếp theo là chạy thử để kiểm tra. Bước này sẽ giúp bạn phát hiện bất cứ lỗi hay hỏng hóc nào có thể gây ra vấn đề trong hội nghị.

6. Nắm chắc khung thời gian

Bạn cần biết chính xác hội nghị sẽ diễn ra trong bao lâu và phiên dịch viên sẽ phải làm việc trong bao lâu. Nhiều người chọn cách “chạy chay” chương trình hội nghị và các bài phát biểu để biết họ không vượt quá thời gian được sắp xếp cho mình.

7. Xác định cách ngăn chặn tiếng ồn

Phiên dịch viên cần một mức độ yên tĩnh phù hợp để nghe thấy những gì họ cần phiên dịch. Dù bạn dùng một phòng riêng hay đặt bốt phiên dịch trong phòng hội nghị, bạn đều cần chú ý đến việc cách âm để giúp phiên dịch viên có thể làm việc thật tốt.

8. Lên kế hoạch dự phòng

Chuyện gì sẽ xảy ra khi có trục trặc kỹ thuật hay mất điện? Lập sẵn một kế hoạch đối phó với các tình huống bất ngờ có thể xảy ra trong thời gian hội nghị là một yêu cầu bắt buộc.

9. Nắm rõ các nhu cầu phát sóng

Bạn sẽ tổ chức hội nghị cho những người khác nhau? Nếu vậy, bạn cần phải tìm những thiết bị tinh vi hơn cho dịch vụ phiên dịch để nội dung phiên dịch có thể được truyền tới tất cả các thành viên tham gia hội nghị bên cạnh đường truyền thông thường.

10. Đặt ra các trách nhiệm

Nên có một người phụ trách xử lý tất cả các vấn đề liên quan đến dịch vụ phiên dịch ở hội nghị. Tất cả mọi người, bao gồm cả phiên dịch viên, cần biết cách tiếp cận với họ; giao tiếp tốt là điều vô cùng quan trọng để sự kiện diễn ra trôi chảy.

Bằng cách làm theo 10 bước này, bạn có thể bảo đảm thành công của dịch vụ phiên dịch hội nghị cho sự kiện.